Evenement organiseren

Evenementenvergunning aanvragen

In de meeste gevallen is een evenementenvergunning nodig. U moet hiervoor 12 weken van tevoren een aanvraag indienen. 

Let op, bij uw aanvraag heeft u verschillende bijlagen nodig. Bekijk Aanvraag evenementenvergunning voorbereiden om u voor te bereiden.

Aanvragen met DigiD

Aanvragen met eHerkenning

Aanvragen met eIDAS

Melding meerjarig vergund evenement

Voor bepaalde evenementen kan een vergunning voor meerdere jaren worden verleend. Is dat het geval, dan moet u wel jaarlijks melden of het evenement plaatsvindt, op welke datum en of er wijzigingen zijn ten opzichte van de vergunde situatie.

Voor de melding heeft u nodig:

• De verleende vergunning.
• Alle wijzigingen ten opzichte van de verleende vergunning.

Melden met DigiD

Melden met eHerkenning

Melden met eIDAS

Klein evenement organiseren

Een klein evenement is een eendaags evenement met bijhorende voorwaarden. Een evenement meldt u bij voorkeur zes weken voordat de activiteit plaatsvindt. 

Voorwaarden klein evenement

• Het is een eendaags evenement.
• Er zijn minder dan 250 bezoekers en/of deelnemers.
• Er vinden voor 08.00 uur of na 00.00 uur géén activiteiten plaats(inclusief op- en afbouw).
• Er wordt voor 08.00 uur of na 00.00 uur géén geluid geproduceerd.
• Het evenement of de activiteit wordt niet gehouden op de doorgaande weg of vormt op een andere manier een probleem voor het verkeer en de hulpdiensten.
• Er mag geen alcohol worden verkocht of tegen betaling worden geschonken.

Klein evenement melden

Bij uw melding heeft u verschillende bijlagen nodig. Bekijk Melding klein evenement voorbereiden om u voor te bereiden.

Melden met DigiD

Melden met eHerkenning

Melden met eIDAS

Incidentele festiviteit organiseren

Een feest op het terrein van uw bedrijf, horecagelegenheid of vereniging, waarbij meer geluid is dan op normale dagen of u ruimere openingstijden hanteert. U kunt maximaal twee incidentele festiviteiten per jaar aan de gemeente melden. Doe de melding minstens 2 weken voor de activiteit plaatsvindt.

Melden via DigiD

Melden via eHerkenning

Melden via eIDAS

Wat kost het?

Voor de legesbedragen verwijzen we naar de actuele legesverordening van de gemeente Valkenswaard. Er gelden vrijstellingen voor:

• Stichting voor liefdadig doel: 100% vrijstelling
• Lokale vereniging voor sport of cultuur: 100% vrijstelling
• Lokale ondernemingsverenigingen: 50% vrijstelling

Let op

De organisator moet het evenemententerrein schoon en zonder schade opleveren. Eventuele reinigings- of reparatiekosten worden op de organisator verhaald.

In verband met het schaderisico legt de gemeente Valkenswaard voor het gebruik van de Markt een waarborgsom op van € 1.000,- te voldoen voorafgaand aan het evenement.

Beleid en visie evenementen Valkenswaard

• Beleidsregels evenementen 2025
• Evenementenvisie Valkenwaard 2024-2028

Goed om te weten

Verkeersmaatregelen

Als een evenement vergunningsvrij is en u wel gemeentelijke materialen wilt lenen, moet u hiervoor tenminste 3 weken van tevoren contact opnemen. Wanneer u dat niet doet, kan het zijn dat de materialen niet beschikbaar zijn. Dit geldt ook als het evenement voor meerdere jaren is vergund en u alleen een melding hoeft in te dienen.

Wanneer wegen moeten worden afgesloten, moet u ook 3 weken van tevoren contact opnemen. Aan de wegafsluiting zijn geen kosten verbonden. Bij te laat contact over de verkeersmaatregelen, kan het zelfs voorkomen dat het evenement niet kan doorgaan omdat dan niet langer aan de voorwaarden van een vergunningsvrij evenement wordt voldaan.

Plastic confetti en ballonnen bij evenementen? Niet doen!

• Plastic confetti en ballonnen veroorzaken zwerfafval. Zwerfafval dat zeer lastig op te ruimen is en makkelijk wegwaait.
• Plastic confetti en ballonnen vervuilen niet alleen onze gemeente, maar brengen ook schade toe aan natuur en milieu en kunnen uiteindelijk via waterwegen ook in de zee (‘de plastic soep’) en de voedselketen terechtkomen.

Daarom is het verboden om  plastic confetti en ballonnen bij evenementen te gebruiken.

Aanvraag evenementenvergunning voorbereiden

Voor de aanvraag van een evenementenvergunning heeft u nodig:

• DigiD, eHerkenning of eIDAS
• Een plattegrond op schaal (1:100) met daarop:
  • alle (tijdelijke) objecten
  • de calamiteitenroute
  • de vluchtroutes
  • de nooduitgangen
  • de EHBO-posten
  • de toiletten (incl. aantallen)
  • de locaties met brandgevaar en aanwezige blusmiddelen.
• Een plattegrond van iedere verblijfsruimte welke is bestemd voor meer dan X aantal personen. Daarop wordt aangegeven:
  • de hoogste bezetting aan mensen
  • de voor personen beschikbare oppervlakte
  • de gebruiksbestemming en de opstelling van inventaris en inrichtingselementen:
    • brand- en rookwerende scheidingsconstructies
    • vluchtroutes
    • draairichting van doorgangen
    • nooduitgangen en vluchtroutes (incl. breedte in cm)
    • vluchtrouteaanduideingen
    • noodverlichting
    • brandblusvoorzieningen
    • brandweeringang
• Constructietekeningen en brandveiligheidscertificaten van alle objecten 
• Calamiteitenplan
• Zorgplan (EHBO)
• Een kopie van het legitimatiebewijs van iedereen die de leiding heeft bij het schenken van zwak alcoholhoudende dranken.
• Aantal brandgevaarlijke objecten of stoffen (bijvoorbeeld open vuren, elektrische apparaten, stroomvoorzieningen)

Optionele bijlagen:

• Tentenboek
• Plattegrond overnachtingsterrein
• Verkeersplan (bij evenementen met meer dan 5.000 verwachte bezoekers)
• Plattegrond met de daarop aangegeven route (of parcours)
• Plattegrond van het overnachtingsterrein
• Geluidsrapport bij evenementen met een hoge geluidsbelasting
• Overzicht van geslaagden website verkeersregelaarsexamen.nl of een lijst van aan te stellen verkeersregelaars met naam, adres, woonplaats en geboortedata.
• Een bewijs dat je toestemming hebt om de locatie te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld een toestemmingsformulier, huurovereenkomst of gebruikersovereenkomst zijn.