Evenement organiseren

  • Wat is het?

    LET OP! In verband met de Coronamaatregelen is het op dit moment verboden een evenement te organiseren.

    Wilt u een evenement organiseren? Zoals een braderie, festival, optocht of herdenking? Dan kunt u contact opnemen met de evenementencoördinator voor het maken van een afspraak om u wegwijs te maken binnen de gemeentelijke procedures. Dat kan via het Evenementenloket: evenementenloket@valkenswaard.nl of telefoonnummer (040) 208 3444.

    Meer info:   Evenementenvisie   Beleidsregels evenementen

    In de meeste gevallen is een evenementenvergunning nodig. U moet hiervoor 12 weken van tevoren een aanvraag indienen. Voor deze aanvraag kan gebruik worden gemaakt van het aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier kan tussentijds worden opgeslagen.

    Voor een vlot verloop van de vergunningprocedure adviseren wij u de gemeente vroegtijdig te betrekken bij uw geplande evenement. In een zogenaamd vooroverleg kan de gemeente u informeren over de gegevens die in ieder geval aan de aanvraag moeten worden toegevoegd. Op die manier wordt voorkomen dat de aanvraag achteraf moet worden aangevuld of dat de gemeente de aanvraag, in het uiterste geval, niet in behandeling kan nemen.

    Heeft u vragen of wilt u een afspraak maken voor een vooroverleg, neem dan contact op met het cluster APV-vergunningen via evenementenloket@valkenswaard.nl of 040 208 3444.

    Procedure vergunning aanvragen

  • Hoe werkt het?

    Vergunningsvrije evenementen

    Voor kleinschalige evenementen zoals een buurtfeest, straatbarbecue, winkelopening, straatspeeldag, kleine optocht e.d. hoeft u niets meer aan te vragen of te melden. Wel moet aan een aantal criteria worden voldaan. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met de gemeente.

    Brandveiligheid

    Brandveiligheid op evenementen - brochure BGBOP

  • Wat heb ik nodig?

    Vergunningsplichtige evenementen

    Wat moet ik doen?

    U kunt de vergunning aanvragen en bijlagen toevoegen zoals een tekening en een calamiteitenplan via:

    snelbalie vergunningen

    Brandveiligheid

    Brandveiligheid op evenementen - brochure BGBOP

  • Wat moet ik doen?

    Melding meerjarig evenement

    Voor bepaalde evenementen kan een vergunning voor meerdere jaren worden verleend. Is dat het geval, dan moet u wel jaarlijks melden of het evenement plaatsvindt, op welke datum en of er wijzigingen zijn ten opzichte van de vergunde situatie.

    snelbalie vergunningen

  • Kosten

    • Meerjarige evenementenvergunning voor een evenement tot 2.000 bezoekers: € 690,00
    • Meerjarige evenementenvergunning voor een evenement met meer dan 2.000 bezoekers: € 925,00
    • Eenjarige evenementenvergunning voor een evenement tot 2.000 bezoekers: € 275,00
    • Eenjarige evenementenvergunning voor een evenement met meer dan 2.000 bezoekers: € 350,00
    • Melding op basis van meerjarige evenementenvergunning: € 150,00

    Voor bovengenoemde leges gelden vrijstellingen voor:

    • Stichting voor liefdadig doel: 100% vrijstelling
    • Lokale vereniging voor sport of cultuur: 100% vrijstelling
    • Lokale ondernemingsverenigingen: 50% vrijstelling

    Let op

    De organisator moet het evenemententerrein schoon en zonder schade opleveren. Eventuele reinigings- of reparatiekosten worden op de organisator verhaald.

    In verband met het schaderisico legt de gemeente Valkenswaard voor het gebruik van de Markt een waarborgsom op van € 1.000,-, te voldoen voorafgaand aan het evenement.

  • Veelgestelde vragen

    Goed om te weten

    Verkeersmaatregelen

    Als een evenement vergunningsvrij is en u wel gemeentelijke materialen wilt lenen, moet u hiervoor tenminste 3 weken van tevoren contact opnemen. Wanneer u dat niet doet, kan het zijn dat de materialen niet beschikbaar zijn. Dit geldt ook als het evenement voor meerdere jaren is vergund en u alleen een melding hoeft in te dienen.

    Wanneer wegen moeten worden afgesloten, moet u ook 3 weken van tevoren contact opnemen. Aan de wegafsluiting zijn geen kosten verbonden. Bij te laat contact over de verkeersmaatregelen, kan het zelfs voorkomen dat het evenement niet kan doorgaan omdat dan niet langer aan de voorwaarden van een vergunningsvrij evenement wordt voldaan.

    Plastic confetti en ballonnen bij evenementen? Niet doen!

    • Plastic confetti en ballonnen veroorzaken zwerfafval. Zwerfafval dat zeer lastig op te ruimen is en makkelijk wegwaait.
    • Plastic confetti en ballonnen vervuilen niet alleen onze gemeente, maar brengen  ook schade toe aan natuur en milieu en kunnen uiteindelijk via waterwegen ook in de zee (‘de plastic soep’) en de voedselketen terechtkomen.

    Daarom is ons dringende verzoek aan u om geen plastic confetti en ballonnen bij evenementen te gebruiken.