Archiefverordening gemeente Valkenswaard 2012

Gegevens van de regeling

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente Valkenswaard
Officiële naam regelingArchiefverordening gemeente Valkenswaard 2012
CiteertitelArchiefverordening gemeente Valkenswaard 2012
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpautomatisering en informatisering
Eigen onderwerpDIV

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtredingTerugwerkende kracht t/mBetreftDatum ondertekening, Bron bekendmakingKenmerk voorstel
01-11-2012 n.v.t. Nieuwe regeling 25-10-2012 Onbekend Onbekend

Tekst van de regeling

De raad van de gemeente Valkenswaard
 

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 augustus 2012
 

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

 

Besluit vast te stellen de navolgende:

 

Archiefverordening gemeente Valkenswaard 2012

 

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet de Archiefwet 1995.
b. gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente Valkenswaard.
c. de archiefbewaarplaats de door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio
Eindhoven aangewezen archiefbewaarplaats.
d. de archivaris de door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio
Eindhoven (SRE) benoemde streekarchivaris.
e. beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer
van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
f. beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de (documentaire) informatievoorziening
g. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden
kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen
en geraadpleegd.
h. gemeenschappelijke regeling : Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE)

 

 

Hoofdstuk 2. De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.

Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Hoofdstuk 3. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 9
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening Valkenswaard 2011.

Artikel 10
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Valkenswaard 2012 en treedt in werking na de officiële bekendmaking.

 

Sluiting

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 oktober 2012.


De raad voornoemd,

De griffier, De voorzitter,

 


mr. C. Miedema drs. A.B.A.M. Ederveen, burgemeester

 

Toelichting

Gemeente met archiefdienst in gemeenschappelijke regeling
Memorie van toelichting

Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:
- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);
- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de
archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);
- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) streekarchivaris (gaat functioneren) (artikel 32,
derde lid, Archiefwet 1995);
- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995);
- het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).


 

 

Artikelsgewijs toelichting

Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris van een RHC zijn.

Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.